Compras y recepción

Por qué planificar las compras

En gastronomía se trabaja con productos perecederos, así que improvisar sale caro. Una compra planificada trae varias ventajas:

• La mercadería llega en tiempo y forma, sin faltantes que impidan preparar algún plato.
• Podés comparar proveedores y negociar precios sin la presión de la urgencia.
• Comprás lo justo: menos decomiso en perecederos y menos capital inmovilizado en los no perecederos.
• Es más fácil cuidar la calidad exigida.

Elegir y evaluar proveedores

La decisión final es del dueño, pero conviene escuchar a todos los que intervienen en las compras o usan los insumos: gerente, chef, maître y administración. Conviene reunirse una vez por mes para evaluar:

• La relación precio-calidad.
• El cumplimiento de plazos y cantidades de entrega.
• El respeto de las condiciones de pago pactadas.
• La ética comercial del proveedor.
• Las comparativas de precios.

La orden de compra

Muchas compras se hacen por teléfono, por mail o cuando pasa el vendedor, y a menudo el proveedor registra el pedido pero el negocio no. Así es fácil recibir de más o de menos, o que suban los precios sin que nadie lo note.

Por eso todo lo que se compra se documenta en una orden de compra: producto, cantidad y precio pactado. Con una planilla simple podés tener el stock por familia de productos, la lista de proveedores y el precio de la última compra.

Controles en la recepción

Los proveedores no deberían entrar a la cocina ni a los depósitos: lo ideal es un espacio de recepción con mesada, balanzas, bachas y termómetro, y recibir entre las 7 y las 12, lejos del servicio del almuerzo. En la recepción se controla:

• Cantidades: lo que se compra por unidad se cuenta y lo que se compra por peso se pesa. Abrí las cajas una por una.
• Unidades de medida: que coincidan con las facturadas (por ejemplo, botellas de 1 litro, ¾, 375 cc).
• Calidad: volcá cajones y bultos para revisar arriba y abajo, y rechazá lo que no cumpla lo pactado.
• Rótulos y temperatura: 4 °C para refrigerados y −18 °C para congelados.
• Desechos: ante la duda, calculá el % de desecho y comparalo con tu referencia.

Controles sobre la factura

• Separá y destruí los duplicados para no pagar dos veces la misma factura.
• Compará los precios facturados con los de la orden de compra.
• Verificá descuentos y bonificaciones acordados (por ejemplo, 3 × 1 = 25 %, 2 × 1 = 33 %).
• Controlá que el IVA y los impuestos internos aplicados sean los correctos.
• Revisá multiplicaciones, sumas y porcentajes.